Privacy Reglement

BC Springfield ’75 hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacy
reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met
persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig
om met persoonsgegevens. BC Springfield ’75 houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke weten
regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich
mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
    verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy reglement.
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal
    nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • vragen om u uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van
    uw persoonsgegevens.
  • passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de
    beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering
    van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hier op willen wijzen en
    deze respecteren.

Als BC Springfield ’75 zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van ons privacy reglement, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of
contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
BC Springfield ’75
y.esser@springfield75.nl

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door BC Springfield ’75 verwerkt ten behoeve van de volgende
doeleinden:

  • Om uw lidmaatschap te kunnen registreren en beheren in onze leden- en financiële
    administratie.
  • Het versturen van uitnodigingen.
  • Om uw deelname aan door ons georganiseerde evenementen te kunnen registreren.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens van u
vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Adres, postcode en woonplaats
  • Telefoon / mobiele nr.
  • E-mailadres
  • Geboortedatum (o.a. voor leeftijdsbepaling voor contributie, verjaardagslijst)
  • Geslacht
  • Eventuele informatie m.b.t. uw gezondheid en/of medicatie voor zover u deze belangrijk
    acht voor het uitoefenen van de activiteiten van de vereniging.
  • Naam en telefoonnummer van noodcontact
  • Toestemming gebruik foto en video op sociale media
  • Aanwezigheidsregistratie van de trainingen

Toegang tot gegevens binnen de vereniging

Alle persoonsgegevens zijn alleen beschikbaar voor bestuursleden, trainers en coaches.
Indien nodig worden persoonsgegevens gedeeld met leden die een functie uitvoeren ten behoeve
van de vereniging (bijvoorbeeld een activiteitencommissie die uitnodigingen wil sturen voor een
activiteit). Hierbij wordt alleen die informatie gedeeld welke nodig is bij het uitoefenen van de
functie.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk
is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij gebruik maken van
een derde partij voor:

  • De opslag van de ledenadministratie
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie
  • Het verzorgen van uitnodigingen.
  • Het aanvragen van gemeentelijke subsidies.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin
uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van Uw persoonsgegevens te waarborgen. Buiten
deze partijen zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit
wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een
onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te
verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens
delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Gegevens over uw gezondheid en/of medicatie worden nooit gedeeld met derden, behalve in geval
dat er medische hulp ingeroepen dient te worden voor u tijdens de activiteiten van de vereniging.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar)
indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke
vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

BC Springfield ’75 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor
deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist met een maximum van 2 jaar.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens
van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende
maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens BC Springfield ’75 van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn
    gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding
    toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of
    technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
    persoonsgegevens.

Beeldmateriaal

De vereniging kan gebruik maken van foto en video materiaal op de eigen website en/of via sociale
media. Bij inschrijving wordt geregistreerd of het lid wel of geen bezwaren heeft voor mogelijk
gebruik van het beeldmateriaal. Het lid kan op elk gewenst moment zijn of haar keuze wijzigen of
vragen om beeldmateriaal te verwijderen op de website of sociale media.

Datalekken

Uiteraard doet BC Springfield ’75 er alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens
niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben te laten vallen.
Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek.

Indien er zich een datalek voordoet dan zal de vereniging deze melden bij de Autoriteit
Persoonsgegevens en aan de gedupeerde leden.

Rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van u hebben.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan)
door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door
ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien door u gewenst. Wij kunnen
u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u
hierover met ons contact op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de
Autoriteit Persoons Gegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als u
naar aanleiding van ons privacy reglement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met
ons op!